Kế toán THƯƠNG MẠI Phan Đình Ngân: tháng 4 2013

4.2. KẾ TOÁN HOẠT ĐỘNG KINH DOANH KHÁCH SẠN

4.1.1. Đặc điểm của hoạt động kinh doanh khách sạn

Hoạt động kinh doanh khách sạn chủ yếu là cho thuê buồng ngủ, bên cạnh đó còn có thể kết hợp nhiều hoạt động khác như dịch vụ giặt là, nhà hàng, massage, vũ trường, bán hàng lưu niệm…

Các hoạt động trong khách sạn khá phong phú, có những hoạt động có thể có những sản phẩm dỡ dang cuối kỳ, có những hoạt động không có những sản phẩm dỡ dang cuối kỳ. Hoạt động cho thuê buồng ngủ có có thể có những sản phẩm dỡ dang cuối kỳ khi khách nghỉ từ kỳ này sang kỳ khác, các chi phí phục vụ đã phát sinh nhưng khách hàng chưa thanh toán , khách sạn vẫn chưa hoàn tất việc phục vụ khách và chưa xác định doanh thu.

Đối với hoạt động kinh doanh khách sạn, chi phí khấu hao TSCĐ thường lớn vì khách sạn thường đầu tư nhiều vào nội thất khách sạn, trang bị nhiều thiết bị hiện đại cho phòng ngủ. Tiêu chí để xếp loại khách sạn là mức độ trang bị nội thất và tiện nghi của khách sạn.

Sản phẩm của dịch vụ kinh doanh khách sạn không thể lưu kho, không có hình thái vật chất, sản xuất và tiêu thụ sản phẩm diễn ra đồng thời.

Hoạt động kinh doanh khách sạn mang tính thời vụ cao, phụ thuộc vào điều kiện tự nhiên, điều kiện kinh tế, xã hội, văn hóa lịch sử. Do vậy , kế toán chi phí, giá thành sản phẩm kinh doanh khách sạn cần chú ý đến đặc điểm này để xác định mức chi phí cho phù hợp.

Hoạt động kinh doanh khách sạn là sự kết hợp của nhiều hoạt động dịch vụ mang tính chất khác nhau. Cụ thể:

- Dịch vụ cho thuê buồng ngủ: Cho thuê buồng ngủ là lĩnh vực kinh doanh quan trọng của khách sạn và là căn cứ cơ bản để đánh giá chất lượng cũng như tiêu chuẩn của một khách sạn.

- Dịch vụ ăn uống: dịch vụ ăn uống là hoạt động phụ trợ của khách sạn nhưng cũng giữ vị trí quan trọng. Trong kinh doanh ăn uống, kinh doanh tiệc cưới, hội nghị, hội thảo đối với các khách sạn hiện nay đang có xu hướng phát triển tốt.

- Các dịch vụ liên quan: các dịch vụ liên quan của khách sạn là các dịch vụ nhằm tăng thêm doanh thu của khách sạn và đảm bảo nhu cầu đa dạng, phong phú của khách nghỉ tại khách sạn. Các dịch vụ bổ sung thường bao gồm: massage, karaoke, tennis, thể dục thẩm mỹ, bể bơi...

4.2.2. Chi phí kinh doanh và giá thành dịch vụ buồng ngủ trong khách sạn

4.2.2.1. Phân loại theo nội dung tính chất kinh tế của chi phí

Theo cách phân loại này, các khoản chi phí có chung tính chất, nội dung kinh tế được sắp xếp chung vào một yếu tố, không phân biệt chi phí đó phát sinh ở đâu, dùng vào mục đích gì trong kinh doanh khách sạn. Do vậy, toàn bộ chi phí kinh doanh khách sạn bao gồm các yếu tố sau:

Ø Chi phí nguyên liệu, vật liệu: bao gồm toàn bộ chi phí của các loại chi phí nguyên vật liệu mà khách sạn đã sử dụng cho hoạt động kinh doanh du lịch như xà phòng, kem đánh răng, chè, thuốc lá…

Ø Chi phí công cụ, dụng cụ: là giá trị phân bổ các loại công cụ, dụng cụ phục vụ cho hoạt động kinh doanh trong khách sạn như khăn trải bàn, lọ hoa, khăn tắm, chăn màn…

Ø Chi phí nhân công: là khoản chi phí về tiền lương mà khách sạn phải trả cho nhân viên phục vụ hoạt động kinh doanh khách sạn, các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ mà khách sạn phải trả cho nhân viên phục vụ trong khách sạn.

Ø Chi phí khấu hao TSCĐ: bao gồm khoản trích khấu hao TSCĐ sử dụng cho hóa đơn kinh doanh trong khách sạn

Ø Chi phí dịch vụ mua ngoài: bao gồm chi phí tiền điện, tiền nước, điện thoại, các chi phí khác phải trả.

Ø Chi phí khách bằng tiền: bao gồm các khoản chi phí khác phát sinh bằng tiền chưa được phản ánh ở các khoản mục chi phí trên phục vụ cho hoạt động kinh doanh trong khách sạn như chi phí tiếp khách, hội nghị…

Cách phân loại chi phí này có tác dụng quan trọng đối với việc quản lý chi phí của hoạt động kinh doanh buồng ngủ nói riêng và kinh doanh khách sạn nói chung. Qua đó, giúp các nhà quản lý hiểu rõ về cơ cấu, tỷ trọng của từng yếu tố chi phí là cơ sở phân tích tình hình đánh giá thực hiện các dự toán chi phí kinh doanh, giúp các nhà quản trị xây dụng các kế hoạch cung ứng xây dựng vật tư, tiền vốn và huy động, sử dụng lao động. Các phân loại này là cơ sở cho việc tập hợp chi phí kinh doanh theo yếu tố và lập báo cáo chi phí kinh doanh theo yếu tố.

4.2.2.2. Phân loại theo mục đích, công dụng kinh tế của chi phí

Theo cách phân loại này, chi phí hoạt động kinh doanh khách sạn được phân loại theo các khoản chi phí kinh doanh có cùng công dụng kinh tế. Theo cạc phân loại này, chi phí kinh doanh khách sạn được phân chia thành các khoản mục sau:

- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Khoản mục này bao gồm các loại chi phí như xà phòng, giấy vệ sinh, thuốc tẩy, kem đánh răng, tạp chí… trong hoạt động kinh doanh khách sạn.

- Chi phí nhân công trực tiếp: bao gồm các khoản chi phí tiền lương chính, lương phụ , các khoản có tính chất lương khác, các khoản trích theo lương của nhân viên trực tiếp phục vụ hoạt động kinh doanh khách sạn.

- Chi phí kinh doanh dịch vụ chung: bao gồm các khoản mục chi phí khác ngoài 2 khoản mục chi phí trên phục vụ cho hoạt động kinh doanh khách sạn, bao gồm: chi phí khấu hao tài sản cố định: bao gồm khoản trích khấu hao TSCĐ sử dụng cho hoạt động kinh doanh khách sạn; chi phí điện nước, chi phí sửa chữa TSCĐ, chi phí bằng tiền khác.

4.2.2.3. Các phương pháp tính giá thành dịch vụ khách sạn:

Tùy theo đặc điểm tập hợp chi phí và đối tượng tính giá thành, kế toán có thể sử dụng các phương pháp tính giá thành phù hợp với hoạt động kinh doanh khách sạn. Trong hoạt động kinh doanh khách sạn, có thể sử dụng một trong các phương pháp tính giá sau:

a. Phương pháp tính giá thành giản đơn

Phương pháp tính giá thành giản đơn (phương pháp trực tiếp) thường được áp dụng cho từng quy trình của dịch vụ kinh doanh khách sạn, đối tượng tập hợp chi phí phù hợp với đối tượng tính giá thành thì từ khi đó giá thành sản phẩm dịch vụ khách sạn được tính như sau:

Tổng giá thành của dịch vụ khách sạn	=		Chi phí kinh doanh dịch vụ dở dang đầu kỳ		+	Chi phí kinh doanh dịch vụ phát sinh trong kỳ	-	Chi phí kinh doanh dịch vụ dở dang cuối kỳ
Giá thành đơn vị dịch vụ khách sạn		=		Tổng giá thanh toán của dịch vụ khách sạn
				Tổng số lượng dịch vụ đã hoàn thành trong kỳ

b. Phương pháp hệ số

Phương pháp tính giá thành theo hệ số còn gọi là phương pháp tính giá thành quy về sản phẩm chuẩn. Ví dụ, đối với việc tính giá thành dịch vụ buồng ngủ trong kinh doanh khách sạn, do nhu cầu khách du lịch ở nhiều mức độ khác nhau, nhu cầu khách du lịch trong nước, nhu cầu khách du lịch nước ngoài… Mỗi loại khách lại có sở thích, nhu cầu không giống nhau nên hoạt động kinh doanh buồng ngủ thường phục vụ khách nghỉ với rất nhiều loại phòng, mỗi phòng lại chia nhiều hạng khác nhau: phòng VIP, phòng loại 1, phòng loại 2, phòng đôi, phòng đơn… Định mức chi phí phục vụ, đầu tư thiết bị cho mỗi loại phòng là khác nhau.

Khi tính giá thành dịch vụ cho thuê buồng ngủ có thể tính giá thành đơn vị cho một giường hoặc tính giá thành cho một lượt phòng ngủ căn cứ vào từng loại phòng.

Để tính giá thành theo hệ số, đòi hỏi phải tính được hệ số tính giá thành của từng loại phòng và được áp dụng thống nhất. Việc xác định hệ số tính giá thành cho từng loại phòng căn cứ vào các tiêu chuẩn kinh tế, kỹ thuật, điều kiện trang thiết bị, vị trí phòng, mức độ phục vụ… Trong các loại phòng phục vụ, khách sạn sẽ chọn lấy một loại phòng làm tiêu chuẩn có hệ số 1.

Sau khi xác định hệ số tính giá thành của các loại phòng, kế toán căn cứ vào số lượt phòng thực tế cho thuê của từng loại phòng trong kỳ và hệ số tính giá thành của từng loại phòng để tính tổng số phòng quy đổi về phòng loại 1 theo công thức:

Tổng số phòng quy đổi thành phòng tiêu chuẩn

Tổng số ngày đêm nghỉ thực tế tại phòng loại i

Hệ số quy đổi phòng loại i

Giá thành đơn vị phòng ngủ tiêu chuẩn được xác định:

Giá thành đơn vị phòng ngủ tiêu chuẩn	=	Tổng giá thanh toán của dịch vụ buồng ngủ
		Tổng số phòng quy đổi thành phòng tiêu chuẩn

Giá thành đơn vị phòng ngủ loại i

Giá thành đơn vị phòng ngủ tiêu chuẩn

Hệ số quy đổi phòng loại i

Tổng giá thành của phòng ngủ loại i

Tổng số ngày đêm nghỉ thực tế tại phòng loại i

Giá thành đơn vị phòng ngủ loại i

4.2.3. Phương pháp kế toán hoạt động kinh doanh dịch vụ khách sạn

Vì kinh doanh khách sạn là tổng hợp của nhiều loại dịch vụ. Do vậy, đối tượng tính giá thành là từng loại dịch vụ (dịch vụ thuê buồng ngủ, dịch vụ giặt là, dịch vụ massage, dịch vụ karaoke…) và tập hợp chi phí cho từng đối tượng dịch vụ đó. Với những khoản chi phí gián tiếp, doanh nghiệp sẽ xây dựng tiêu chuẩn để phân bổ.

Trình tự kế toán chi phí, doanh thu hoạt động kinh doanh dịch vụ khách sạn như sau:

1. Xuất kho vật liệu, hoặc vật liệu mua về được đưa vào sử dụng ngay hoặc vật liệu do doanh nghiệp tự sản xuất ra được sử dụng cho dịch vụ kinh doanh khách sạn:

Nợ TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (chi tiết từng loại dịch vụ)

Có TK 152: Nguyên liệu, vật liệu (doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo KKTX)

Có TK 611: Mua hàng (doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo KKĐK)

Có TK 111, 112, 141

Có TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang

2. Vật liệu đã xuất sử dụng trong dịch vụ khách sạn còn thừa nhập lại kho:

Nợ TK 152: nguyên liệu, vật liệu

Nợ TK 611: Mua hàng (doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo KKĐK)

Có TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

3. Tiền lương phải trả, tiền ăn giữa ca, phụ cấp cho nhân viên trực tiếp phục vụ tại khách sạn:

Nợ TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp (Chi tiết từng loại dịch vụ)

Có TK 334: Phải trả công nhân viên

4. Trích BHXH, BHYT, KPCĐ…của nhân viên trực tiếp phục vụ tại khách sạn:

Nợ TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp (Chi tiết từng loại dịch vụ)

Có TK 3382, 3383, 3384, 3389

5. Trích trước tiền lương nghỉ phép của nhân viên trực tiếp phục vụ tại khách sạn:

Nợ TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp (Chi tiết từng loại dịch vụ)

Có TK 335: Chi phí phải trả

6. Tiền lương phải trả, tiền ăn giữa ca, phụ cấp cho nhân viên quản lý từng dịch vụ tại khách sạn: